Een ondernemer legt in de algemene voorwaarden de regels en voorwaarden vast die hij in het bedrijf hanteert bij het aangaan van een overeenkomst. Het hanteren van algemene voorwaarden voorkomt het ontstaan van conflicten met zakelijke partners.

Algemene voorwaarden zijn de regels die de ondernemer zelf gebruikt voor overeenkomsten, zoals de verkoop van goederen. De ondernemer hoeft dan niet steeds opnieuw afspraken te maken over de voorwaarden. Deze staan op papier. Veel brancheorganisaties werken met vastgestelde algemene voorwaarden. Als iemand zich aansluit bij een dergelijke branche handelt men ook volgens de algemene voorwaarden van deze brancheorganisatie. Zo heeft de Metaalunie algemene voorwaarden opgesteld voor haar leden, de metaalverwerkende bedrijven.

De detailhandel op zich heeft geen algemene voorwaarden. Dit komt omdat de detailhandel uit te veel verschillende branches bestaat. Deze branches worden vertegenwoordigd door een brancheorganisatie, die de algemene voorwaarden aan de branchegenoten levert. De algemene voorwaarden van een schildersbedrijf (brancheorganisatie NVVW) zijn anders dan de algemene voorwaarden van een elektronicagigant (brancheorganisatie UNETO).

De volgende bepalingen worden vaak opgenomen in de algemene voorwaarden:
• Aansprakelijkheid (uitsluitingen)
• Offerte (geldigheidsduur van de offerte)
• Levertijd (wanneer is sprake van overmacht)
• Transport (wie betaalt transport of afleveringskosten)
• Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
• Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
• Eigendomsvoorbehoud (na volledige betaling is men pas eigenaar)
• Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)

Omdat niet voor alle branches kant-en-klare algemene voorwaarden beschikbaar zijn, mag elke ondernemer eigen algemene voorwaarden opstellen, mits de voorwaarden niet in strijd zijn met de Wet. Laat een jurist de opgestelde algemene voorwaarden controleren. Als voorwaarden strijdig zijn met de wettelijke regels, dan komen daar problemen van.

De wet stelt twee eisen aan de algemene voorwaarden:
1. De algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor de klant.
2. De klant moet min of meer aan de voorwaarden kunnen voldoen.

Er bestaat een zwarte en een grijze lijst met voorwaarden die als onredelijk bezwarend gelden. Voorwaarden die op de zwarte lijst staan mag men niet opnemen in eigen algemene voorwaarden. De voorwaarden van de grijze lijst zijn niet per definitie verboden, maar kunnen juridische problemen opleveren.

Zo mag in de algemene voorwaarden nooit een bepaling staan, die uitsluit dat de klant de koop mag ontbinden (deze bepaling staat op de zwarte lijst).

1. Een klant moet altijd terug kunnen komen op een aankoop. Ook een onredelijke lange opzegtermijn opnemen als bepaling is in bepaalde gevallen niet toegestaan (deze bepaling staat op de grijze lijst).

2. De ondernemer heeft informatieplicht. Wijs de klant er op dat u algemene voorwaarden hanteert. Bied de klant de mogelijkheid om zich van de algemene voorwaarden op de hoogte te stellen. De verkoper moet de algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de klant kenbaar maken, zodat deze de mogelijkheid heeft in te stemmen met de voorwaarden.

Het kenbaar maken van de algemene voorwaarden kan op de volgende manier gebeuren:
a. Overhandigen;
b. per post toesturen;
c. aan een offerte of contract toevoegen. Vermeld dit dan wel goed op de voorzijde.

Vermeld bij telefonische verkoop altijd dat er algemene voorwaarden gelden. Stuur die aan de klant op. U kunt de algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit is handig, als u de voorwaarden niet altijd kunt overhandigen.

Bron: Kennis van Zaken, Diverti