Makkelijker archiveren
De manier om een taak als archiveren gemakkelijker en minder tijdrovend te maken: vermijd stapels papier op de werkplek. Dit doe je door alle inkomende papieren (post, interne memo's) direct door te nemen met de volgende criteria:

Hoge prioriteit
Meteen afhandelen

Lage prioriteit
Leg alle belangrijke, maar niet direct dringende zaken op een stapel of verdeel ze naar onderwerp in een stapelbak

Interne memo's met mededelingen
Lezen en archiveren. Probeer deze interne post zoveel mogelijk via de computer te laten lopen

Algemene informatie
Bedenk een systeem waarmee je niet-dringende maar belangrijke informatie meteen een vaste plek op kantoor kunt geven

Rommel
Direct in het ronde archief (de prullenbak)

Archiveren: diversen
Richtlijnen voor het opbergen van documenten in dossiers
Je kunt je mappen indelen op verschillende manieren. Er zijn geen regels voor, het hangt af van de aard van de archiefstukken en van de mogelijkheden voor opbergen. Je kunt je documenten indelen op de volgende manieren:
nummeriek: op het inschrijfnummer die je een poststuk geeft, bijvoorbeeld facturen
chronologisch: dit is alleen mogelijk bij stukken met datum; in ordners doe je het jongste document bovenop
alfabetisch: op eigennaam, plaatsnaam, titel etc.
systematisch: dit gaat uit van de inhoud van een document, bijvoorbeeld voor de onderwerpen die in de archiefstukken voorkomen te classificeren

Bewaartermijn medisch dossier van iemand die de instelling heeft verlaten of is overleden
Ondanks veel verzet stelt de nieuwe wet inzake de Geneeskundige Behandel Overeenkomst (1995) dat medische gegevens na tien jaar integraal moeten worden vernietigd. Die termijn wordt door velen uit de medische professie als te kort gezien.
In de praktijk zie je dat gegevens inzake erfelijke aandoeningen, minderjarigheid, onenigheid over de behandeling, gegevens waarvan afschriften zijn verstreken, gegevens die gebruikt zijn of nog gebruikt zullen worden voor wetenschappelijk onderzoek en een steekproef (geanomiseerd) in het kader van cultureel erfgoed veel later worden vernietigd. De wet laat dit qua intentie toe, niet naar de letter, en dat impliceert dat dit zeker niet in elke medische instelling het geval zal zijn.

Meer informatie over de medische bewaartermijn staat in het Nederlands Tijdschrift voor Medische Administratie 26 (2000), maart

Bewaartermijn voor dossier van personeelsleden die uit dienst of met pensioen zijn gegaan?
De Wet Persoonsregistratie regelt hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen worden. Twee jaar na beëindiging van de relatie met de werknemer moeten alle betreffende gegevens in principe worden vernietigd

Indentificatiebescheiden werknemers
Voor Nederlandse werknemers bewaar je een kopie van het Nederlands paspoort of de Europese Indentiteitskaart (GEEN rijbewijs!). Voor niet-Nederlandse werknemers bewaar je een van de volgende documenten:
  • het verblijfsdocument van de vreemdelingendienst (de zgn. A t/m F documenten)
  • het vluchtelingenpaspoort
  • het vreemdelingenpaspoort
  • een niet-Nederlands paspoort dat een geldige verblijfsaantekening bevat
  • het elektronisch W-document voor asielzoekers
  • De geldigheidstermijn van de identificatiebewijzen van de medewerkers mag niet verstreken zijn. De werkgever moet de aard, het nummer en een kopie van het identificatiebewijs opnemen in de administratie
Kan een medewerker zijn personeelsdossier inzien en daar ook een brief aan toevoegen?
Een medewerkers moet wel zijn personeelsdossier kunnen inzien. In een open bedrijfscultuur is het heel gewoon om te weten wat voor soort informatie in de personeelsdossiers wordt opgenomen (bijvoorbeeld pensioenregeling, functieomschrijving). Het is wel ongebruikelijk dat werknemers 'zomaar' bij hun dossier kunnen of daar iets aan toevoegen. Personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten, dit onderdeel van het archief kan daarom niet zomaar toegankelijk zijn voor de medewerkers. De samenstelling en de inhoud van de dossiers is een verantwoordelijkheid van P&O en/of het management. Inzage en wijzigingen daarin, zal volgens vastgestelde procedures moeten verlopen. Een medewerkers die iets aan zijn dossier wil toevoegen, kan daartoe een verzoek indienen bij de afdeling P&O of zijn leidinggevende. In goed overleg zal dat meestal geen probleem opleveren.
In organisaties worden afspraken gemaakt en regels opgesteld: wie heeft toegang tot welke dossiers, onder welke voorwaarden kunnen wijzigingen in dossiers worden aangebracht? De procedures daarvoor moeten aan de medewerkers bekend worden gemaakt.

Voor de beheerder van het archief moeten de regels en afspraken ook duidelijk zijn, het is zijn verantwoordelijkheid om die toe te passen wanneer werknemers toegang tot hun dossiers willen. Hij kan hen op de bestaande procedures wijzen.

Richtlijnen voor het opzetten van een archief
Zoek je richtlijnen voor het opzetten van een archief? Kijk eens op de website van Archos Magazine, een bron voor informatie- en archiefbeheer. Je vindt er checklisten, vaknieuws, links, leveranciers en een agenda met cursussen en evenementen.